Trong nhiều lĩnh vực, đặc biệt là trong kinh doanh, hệ thống thông tin kế toán đóng vai trò vô cùng quan trọng. Để hoạt động hiệu quả, hệ thống này được vận hành thông qua các sơ đồ và lưu đồ, trong đó có sơ đồ DFD. Nếu bạn muốn tìm hiểu về loại sơ đồ này, hãy cùng theo dõi bài viết hôm nay để có thêm thông tin nhé.
Thế nào là sơ đồ dfd?
Sơ đồ DFD, hay còn được gọi là sơ đồ luồng dữ liệu (Data Flow Diagram), là một mô hình minh họa các luồng dữ liệu và quá trình xử lý dữ liệu một cách rõ ràng và hiệu quả nhất. Sơ đồ DFD cân bằng dữ liệu để tối ưu hóa quá trình vận hành.
Mô hình này được phát triển trong lĩnh vực phát triển phần mềm vào những năm 1970 bởi Larry Constantine và Ed Yourdon. Từ đó, sơ đồ DFD được cải tiến liên tục để đáp ứng nhu cầu xử lý các hệ thống phức tạp và đem lại hiệu quả cao hơn cho người sử dụng.
Ý nghĩa sơ đồ dfd
Sơ đồ DFD có vai trò quan trọng trong việc giúp phân tích và định hướng mục tiêu hoặc điều chỉnh kế hoạch phù hợp trong quá trình phân tích hệ thống. Nó cũng hỗ trợ cho các chuyên viên thiết kế hệ thống trong việc vạch ra các kế hoạch, minh họa phương án và tất cả thông tin liên quan đến hệ thống mới.
Bên cạnh đó, sơ đồ DFD còn là một phương tiện biểu đạt đơn giản và dễ hiểu giữa các chuyên viên phân tích dữ liệu với những người khác, giúp cho việc hình dung luồng dữ liệu ngắn gọn và đầy đủ.
Cuối cùng, sơ đồ DFD cũng cho phép biểu diễn dữ liệu một cách đầy đủ, súc tích và ngắn gọn từ đầu vào đến đầu ra, giúp người dùng có cái nhìn tổng thể và cơ chế lưu chuyển thông tin trong hệ thống.
Các thành phần sơ đồ dfd
Một sơ đồ DFD hoàn chỉnh, bất kể là hệ thống đơn giản hay phức tạp, phải bao gồm đầy đủ 4 thành phần chính sau:
- Quy trình (Process): Đại diện cho các hoạt động của hệ thống, làm thay đổi dữ liệu đầu vào để tạo ra kết quả đầu ra. Một quy trình có thể được phân tách chi tiết thành nhiều mức độ và chức năng khác nhau để thể hiện cách xử lý dữ liệu.
- Đơn vị bên ngoài (External Entity): Là các hệ thống bên ngoài hệ thống chính, chẳng hạn như khách hàng, tổ chức, ngân hàng,… đóng vai trò trao đổi thông tin với hệ thống chính.
- Kho dữ liệu (Data Store): Là nơi lưu trữ các dữ liệu cần thiết để sử dụng sau này và các dữ liệu được tạo ra xuyên suốt quá trình của hệ thống, chẳng hạn như bảng biểu, biểu mẫu, thống kê hàng hóa, hóa đơn,…
- Dòng dữ liệu (Data Flow): Được thể hiện bằng hình mũi tên để biểu thị lộ trình di chuyển của dữ liệu qua lại giữa các đơn vị bên ngoài, các đơn vị trong quy trình với kho lưu trữ dữ liệu.
Các mức cấp bậc sơ đồ luồng dữ liệu
Sơ đồ DFD có các cấp bậc khác nhau tương ứng với mục đích sử dụng của chúng:
- Sơ đồ ngữ cảnh (DFD cấp 0): Sơ đồ này cung cấp cái nhìn tổng quát về hệ thống trong môi trường. Sơ đồ chỉ có một tiến trình duy nhất và các luồng dữ liệu giúp người xem nắm bắt được hệ thống một cách nhanh chóng.
- Sơ đồ mức 1 (DFD cấp 1): Sơ đồ này được phân rã từ sơ đồ ngữ cảnh và mô tả chi tiết hơn về hệ thống, bổ sung các dữ liệu có liên quan để cung cấp cái nhìn chi tiết hơn.
- Sơ đồ mức 2 (DFD cấp 2): Sơ đồ này được phân rã từ sơ đồ mức 1 và mô tả chi tiết hơn về hệ thống. Nó bao gồm các dữ liệu chi tiết hơn và cơ sở dữ liệu bổ sung để tạo ra sơ đồ mô tả chi tiết nhất của hệ thống hiện tại.
Quy trình xây dựng sơ đồ luồng dữ liệu
Để tạo ra một sơ đồ luồng dữ liệu chính xác thì có những bước cụ thể cần thực hiện. Nếu bạn đang tìm kiếm cách để tạo ra một sơ đồ DFD, hãy tham khảo các bước hướng dẫn sau đây để đạt được kết quả tốt nhất:
Bước 1: Xác định các đầu vào và đầu ra chính của hệ thống là điều cần thiết để biết được mỗi quy trình đang ở vị trí nào và mối quan hệ giữa chúng trong hệ thống. Điều này giúp tránh việc trùng lắp hoặc chồng chéo dữ liệu và xây dựng các yếu tố khác một cách tốt nhất để có một cái nhìn toàn diện về hệ thống.
Bước 2: Xây dựng sơ đồ ngữ cảnh (DFD cấp 0) là bước quan trọng tiếp theo. Sau khi xác định các đầu vào và đầu ra chính cùng với dữ liệu chính của hệ thống, ta sẽ trình bày quá trình kết nối của chúng. Bước này yêu cầu phải mô tả rõ ràng đầu vào và đầu ra của quy trình chính. Đây là bước đơn giản nhất nhưng rất quan trọng để phát triển sơ đồ DFD ở các mức độ tiếp theo.
Bước 3: Mở rộng sơ đồ DFD cấp 0 thành DFD cấp 1 bằng cách thêm các luồng dữ liệu và kho dữ liệu, cùng với các yếu tố bên ngoài để liên kết chúng với nhau. Việc chia nhỏ và thêm các dữ liệu liên quan sẽ làm cho sơ đồ trở nên chi tiết và đầy đủ hơn.
Bước 4: Tổng quát hóa sơ đồ DFD lên cấp độ 2
Để có một bản sơ đồ chi tiết hơn về hệ thống của mình, bạn cần tiếp tục phân chia quy trình DFD cấp 1 thành các thành phần nhỏ hơn và bổ sung thêm dữ liệu cần thiết. Nếu cần thiết, bạn có thể mở rộng sơ đồ lên cấp độ cao hơn, tuy nhiên, thông thường sơ đồ DFD cấp 2 đã đủ chi tiết và đầy đủ.
Bước 5: Kiểm tra và xác nhận tính chính xác của sơ đồ DFD
Sau khi hoàn thiện sơ đồ DFD, bạn cần phải kiểm tra kỹ thông tin để đảm bảo rằng không bỏ sót bất kỳ thành phần cần thiết nào. Việc kiểm tra nên được thực hiện bởi nhiều người ở các cấp bậc khác nhau để đánh giá chính xác nhất. Ngoài ra, bạn cũng cần kiểm tra xem sơ đồ DFD có đủ chi tiết để các đối tượng liên quan khác hiểu về hệ thống của bạn không. Điều này rất quan trọng vì nhiều người có thể cần đến sơ đồ DFD để tham khảo.
Trên đây là tất cả các thông tin chi tiết và tổng quan liên quan đến sơ đồ DFD mới nhất mà chúng tôi muốn chia sẻ để bạn tham khảo. Hy vọng từ những thông tin hữu ích này sẽ giúp bạn hiểu và áp dụng sơ đồ này một cách hiệu quả nhất khi cần thiết.
Thông tin được biên tập bởi: Tcnmttn.edu.vn
